El empresario confía en que su gestoría le lleva la contabilidad al día y cumple con todas las obligaciones fiscales y mercantiles…¿pero realmente lo saben o sólo confían en que así sea?
Por lo general y en nuestra experiencia, cuando se pregunta a los gerentes, la gran mayoría no sabrían cómo confirmar o asegurarse de que realmente les llevan las cosas al día y de forma correcta, por ello a continuación vamos a detallaros unas pistas para averiguarlo:
- Pedir el libro mayor de todas las cuentas contables.
El primer paso para averiguar cómo está la contabilidad de mi empresa es solicitar un libro mayor de todas las cuentas contables. Este proceso no lleva más de 5 ó 10 minutos para un contable, por lo que si tardan mucho o ponen excusas para su envío sería un primer síntoma de que algo no está bien.
- Revisar las cuentas 572 de bancos.
Una vez nos hagan llegar el mayor de las cuentas en primer lugar revisaremos las cuentas que empiezan por 572 (cuentas bancarias), pues dichas cuentas tienen que coincidir con los extractos de movimientos de las cuentas bancarias que podemos obtener de la banca electrónica o solicitando al banco un extracto de posición o movimientos; de esta manera podremos por un lado averiguar hasta qué fecha están contabilizados los movimientos de dinero y así ver lo actualizada que está la contabilidad, y por otro lado confirmar que el saldo a dicha fecha sea el correcto, es decir, ver que el saldo contable coincide con el saldo que realmente figura en la cuenta bancaria.
Por lo general se considera que una contabilidad se encuentra actualizada cuando la última fecha contabilizada en las cuentas 572 tiene un retraso nunca superior a un mes, siempre que la información se la hagáis llegar mensualmente, lo cual sería muy conveniente.
- Revisar los saldos de las cuentas de clientes y proveedores
El siguiente paso sería revisar los saldos de las cuentas de clientes y proveedores (cuentas 430 y 400-410 principalmente) y ver si hay algún cliente o proveedor que no tendría que estar, o en caso de estar, que se encuentre con saldos muy altos o bajo que “no os cuadran”…o incluso también sería una señal de alarma ver clientes con saldos negativos (contablemente supone decir que a un cliente le debemos dinero) o un proveedor con signo positivo (no es muy habitual que un proveedor nos deba dinero, ¿no?)… en ambos casos sería un signo o indicio de que algo podría ser incorrecto.
- Comprobar si existen saldos en las cuentas 555.
Con muchísima frecuencia, las cuentas que empiezan por 555 suelen ser utilizadas por el contable para incluir aquellos importes que no sabe a qué corresponden, y que quedan contabilizados en esa “cuenta-puente” hasta que, de forma periódica, se suele preguntar al responsable de la empresa por su origen para así poder contabilizarlas de forma correcta.
Su origen suelen ser facturas pendientes de recibir, cobros parciales de facturas, remesas de varias facturas sin especificar…pues bien, la idea sería que dicha tuviera un valor igual o muy próximo a cero, ya que en caso contrario puede (y suele) conllevar contingencias fiscales significativas, y si “con Hacienda hemos topado” todos conocemos las consecuencias, que como mínimo son trabajo extra del no remunerado…
Con estos primeros y sencillos cuatro pasos ya podríamos empezar a confirmar como se encuentra la contabilidad de tu empresa, sin embargo quedarían más puntos que analizar como sería revisar los bienes de inversión, los préstamos y las cuentas de socios, a las cuales nos dedicaremos en el siguiente post…
¡Gracias por leernos!
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